Le réseau d'agence

Un groupe de services en ressources humaines spécialisé dans l’intérim a pour habitude d’imprimer un livret d’accueil aux intérimaires qu’il recrute pour ses plus gros clients. Ce livret contient toutes les informations relatives :

  • à l’agence d’intérim qui a recruté
  • à l’entreprise dans laquelle il va travailler (règlement intérieur, organigramme, plan des locaux, consigne de sécurité, etc.)
  • au siège du groupe (service paye, comité d’entreprise, etc.)

Pour limiter les frais de studio et d'impression, on n'a qu'une seule fiche produit pour toutes les variantes d'un même modèle.
En plus comme les produits évoluent très vite, elles sont obsolètes 6 mois sur 12 et on finit par en jeter la moitié à la fin de l'année.

Chez nous, la plateforme web to print WiPi studio associée à l'impression numérique a changé notre vie. On crée et on actualise les fiches produits nous même sur la base d'un gabarit et on imprime en petite quantité. Enfin cerise sur le gâteau, ça nous revient moins cher...

en savoir plus : 01 47 07 07 52

Problématique du réseau d'agences

C’est le service marketing du siège qui coordonne la conception de ces livrets.

Pour ce faire, il a établi un canevas d’informations à faire figurer concernant le siège, l’agence locale et l’entreprise cliente.

Les informations sont fournies dans un fichier texte par l’agence locale, contrôlées, complétées, ordonnées par le service marketing puis transmise au service PAO pour mise en forme.

On passe ensuite à la phase des allers et retours tripartites jusqu’au BAT final.

Dans le meilleur des cas, la phase de conception du document réclame un bon mois d’échanges pour un document très standardisé qui n’est pourtant qu’une compilation d’informations existantes.

La solution web to print WiPi studio

La responsable de la communication reçoit un mail publicitaire de présentation de WIPI studio.

Elle fait tout de suite le lien avec le dernier livret d’accueil qui peine à voir le jour tant les malentendus sont nombreux.

Après lecture du site web, elle est décidée à faire un test grandeur nature sur le prochain livret d’accueil. Une évaluation rendue possible financièrement et techniquement grâce au mode SaaS.

Le process de réalisation est inversé.

  • sur les instructions du marketing, le service PAO met au point un livret modèle (le fameux canevas avec une mise en forme préétablie)
  • le marketing entre toutes les informations groupe ainsi que les titres et formulation standards des informations agence et entreprise. Chaque bloc de texte et image est documenté avec des instructions précises concernant le contenu
  • chaque fois que le besoin se fait sentir, le marketing crée un nouveau livret sur la plateforme éditoriale par duplication du livret modèle et ouvre un accès à l’agence concernée
  • l’agence informe chaque bloc avec assurance et demande validation au marketing
  • le workflow et le système de gestion des statuts s’avèrent un "plus" considérable pour le pilotage du projet

Focus

Compte tenu de son coût de conception, le livret d’accueil était réservé aux plus gros clients de l’agence.

Compte tenu du faible coût marginal pour éditer un nouveau livret d’accueil, le système est désormais généralisé, ce dont bénéficient l’employeur comme le salarié.

Le système fait le buzz et devient un véritable argument commercial par rapport à la concurrence.

cliquez sur le bouton bleu pour lire la success story correspondant au type d'organisation ou au type de document.

Retour sur investissement

Il est maintenant courant qu’un livret d’accueil soit imprimé 15 jours après son lancement au lieu d'un mois quand tout se passait bien.

Par ailleurs on estime que le temps passé par les trois intervenants a été divisé par trois.