si vous êtes préssé...

gestion de commande en ligne

  • calcul du devis
  • seuil de commande
  • commande soumise à validation
  • commande sans validation
  • téléchargement sécurisé du PDF HD
  • workflow de suivi de commande
  • interfaçage avec ERP (système de gestion)

Le module de commande en ligne

La plateforme éditoriale WiPi Studio est dotée d’un système de commande en ligne (e-procurement).

Ce dernier met à la disposition de l’utilisateur une plateforme de commande d’impression des documents personnalisés via l’éditeur WiPi Studio ou tout simplement stockés sur le serveur. Le système prend alors en compte les données commerciales (tarif, délais, points de livraison) mais aussi les informations liées aux processus de production (procédé d’impression, type de papier supports utilisés, couleur, référence Pantone, conditionnement, etc.) pour établir une commande bien encadrée par un contrat préalable qui engage les deux parties.

WiPi studio prévoit deux modalités de commande selon que l’utilisateur a le droit d’acheter en direct ou qu’il doive passer par la validation d’un service achat par exemple.

Process de commande sans validation acheteur

ACTION WORFLOW WIPI
L’utilisateur personnalise son document.
Le donneur d’ordre passe commande. WiPi contrôle que la commande ne dépasse pas un seuil plafond. WiPi envoie un mail de commande à l’imprimeur.
Le mail contient un lien d’accès direct vers la plateforme
L’imprimeur télécharge le fichier PDF HD
et accuse réception de la commande
WiPi envoie un accusé de réception au donneur d’ordre.
L’imprimeur indique que la commande a été expédiée. WiPi envoie un mail notifiant à l’acheteur que la commande a été expédiée. WiPi envoie un mail informant l’imprimeur que la commande a bien été réceptionnée.

Process de commande avec validation acheteur

ACTION WORKFLOW WIPI
L’utilisateur personnalise son document.
WiPi contrôle que la commande ne dépasse pas un seuil plafond. WiPi envoie un mail d’alerte à l’acheteur. Le mail contient un lien d’accès direct vers la page de validation de la commande.
L'acheteur valide la commande. Pour contrôler le document,Il dispose d’un lien vers le fichier PDF HD. WiPi envoie un mail de commande à l’imprimeur. Le mail contient un lien d’accès direct vers la page de téléchargement du PDF HD.
L’imprimeur télécharge le fichier PDF HD et accuse réception de la commande. WiPi envoie un accusé de réception à l’acheteur.
L’imprimeur indique que la commande a été expédiée. WiPi envoie un mail notifiant à l’acheteur que la commande a été expédiée.
L’utilisateur ou l’acheteur indique qu’il a réceptionné la commande. Dans la foulée le donneur d’ordre ou l’acheteur clôture la commande. WiPi envoie un mail informant l’imprimeur que la commande a été réceptionnée.

la photothèqueLes avantages du e-procurement

Grâce au e-procurement, le calcul du devis, d'établissement d'un bon de commande et de facturation est géré électroniquement et centralisé au niveau des deux entreprises, ce qui permet de raccourcir les délais de commande et de livraison tout en simplifiant le processus d'achat. C’est pourquoi, l’ e-procurement est également à considérer comme une source de réduction des coûts pour les deux parties, générée par :

  • un raccourcissement des cycles d'achat et d'exécution des commandes,
  • un allègement des coûts administratifs,
  • une amélioration des pratiques de gestion des stocks,
  • un renforcement du contrôle des achats isolés grâce à une automatisation des processus d'achat,
  • une automatisation des tâches répétitives (bons de commande, BAT) et la transmission d'information,
  • le respect des procédures d'achats du client,
  • le respect des procédures de production de l'imprimeur.
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