Problématique 

C’est le service marketing du siège qui coordonne la conception de ces livrets.

Pour ce faire, il a établi un canevas d’informations à faire figurer concernant le siège, l’agence locale et l’entreprise cliente.

Les informations sont fournies dans un fichier texte par l’agence locale, contrôlées, complétées, ordonnées par le service marketing puis transmise au service PAO pour mise en forme.

On passe ensuite à la phase des allers et retours tripartites jusqu’au BAT final.

Dans le meilleur des cas, la phase de conception du document réclame un bon mois d’échanges pour un document très standardisé qui n’est pourtant qu’une compilation d’informations existantes.

Solution

La responsable de la communication reçoit un mail publicitaire de présentation de WIPI studio.

Elle fait tout de suite le lien avec le dernier livret d’accueil qui peine à voir le jour tant les malentendus sont nombreux.

Après lecture du site web, elle est décidée à faire un test grandeur nature sur le prochain livret d’accueil. Une évaluation rendue possible financièrement et techniquement grâce au mode SaaS.

Le process de réalisation est inversé.

• sur les instructions du marketing, le service PAO met au point un livret modèle (le fameux canevas avec une mise en forme préétablie)
• le marketing entre toutes les informations groupe ainsi que les titres et formulation standards des informations agence et entreprise. Chaque bloc de texte et image est documenté avec des instructions précises concernant le contenu
• chaque fois que le besoin se fait sentir, le marketing crée un nouveau livret sur la plateforme éditoriale par duplication du livret modèle et ouvre un accès à l’agence concernée
• l’agence informe chaque bloc avec assurance et demande validation au marketing
• le workflow et le système de gestion des statuts s’avèrent un "plus" considérable pour le pilotage du projet