success story

La collectivité locale

 La communication imprimée d’une collectivité locale est très variée dans la forme (magazine d’information, guide pratique, communiqué de presse, dossier de presse, affiche…) comme dans les sujets traités (actions sociales, éducation, culture, sport, prévention, développement durable, tourisme,…).

L’éventail des sujets traités rend l’exercice particulièrement difficile mais il se complique encore quand on sait qu’il s’adresse à des cibles bien différentes (administrés à la fois citoyens, usagers, électeurs, acteurs locaux et contribuables, médias, investisseurs, …). Le travail collaboratif entre services est depuis longtemps une réalité mais il est grandement facilité par la plateforme web to print WiPi studio.

Le temps est venu d'actualiser nos guides pratiques.

Il parait qu'il existe maintenant une plateforme web to print qui permettrait de les actualiser nous-mêmes au fil de l'eau.

De plus entre deux impressions, on pourrait les mettre en ligne sur notre site internet sous la forme d'un flipbook.

Un catalogue interactif si tu préfères. Tu peux le feuilleter ou accéder directement à une page depuis le sommaire ou à l'aide d'une recherche par mot clé.

en savoir plus : 01 47 07 07 52

Problématique de la collectivité locale

S’il existe une illustration pratique des concepts de travail collaboratif et coopératif, c’est bien la communication externe d’une collectivité locale. La direction de la communication doit coordonner un nombre importants de rédacteurs spécialisés. Tous les services techniques de la collectivité locale sont sollicités sans parler des journalistes extérieurs. Au final on doit aboutir à un document dont le ton général doit être homogène mais aussi lisible par des spécialistes comme des néophytes.

A la lecture de ce cahier des charges, on aura compris que la problématique de l’organisme consiste à optimiser le travail de toutes ces sources d’informations disparates en les dotant d’un outil qui permette l’instauration d’un véritable esprit d’équipe.

 

La Solution web to print WIPI studio

De ce point de vue, la découverte de la plateforme éditoriale WiPi studio fut une véritable révélation.

Dans la première phase de conception, WiPi studio sert à faciliter la collecte et la centralisation de l’information. Dans le but d’optimiser la qualité rédactionnelle, le chemin de fer est assorti d’instructions ou plutôt d’une "feuille de style rédactionnel" qui rappelle aux contributeurs-experts :

  • Le sujet précis sur lequel ils doivent rédiger une contribution.
  • La longueur attendue du texte commandé.
  • Le délai imparti.
  • Les règles de base de la lisibilité rédactionnelle
  • Les étapes du processus de réalisation du rapport d’activité et notamment les phases de validation auxquelles ils seront associés.

 

Un système de workflow permet d’échanger sur le contenu de chaque bloc. Chaque commentaire est géré au sein de la plateforme mais il fait également l’objet d’un mail contenant un lien d’accès à la plateforme vers le bloc concerné.

La documentaliste et l’agence de com se chargent d’alimenter la photothèque intégrée à la plateforme dans laquelle les contributeurs puiseront pour illustrer leur partie.

À l’issue de cette étape cruciale, l’agence récupère le fichier InDesign pour le restructurer en fonction du contenu et la nouvelle version est de nouveau publiée sur WiPi studio pour relecture et validation définitive.

À tout moment, il est possible d’obtenir le fac-similé d’une ou plusieurs pages sous la forme d’un fichier PDF. Ce qui permet au contributeur de se relire dans un contexte définitif mais aussi de soumettre sa prose à un panel de lecteurs représentatifs.

Lorsqu’un contributeur estime être arrivé à sa version définitive, il demande au service juridique de contrôler sa prose qui est ensuite soumise au responsable éditorial pour validation. Si ce dernier est satisfait, il attribue un BAT au bloc qui de ce fait n’est plus accessible que par lui-même.

Focus

À chaque type de document correspond un mode de travail. La conception du magazine exploite pleinement les fonctions collaboratives de WiPi studio tandis que les guides pratiques utilise la possibilité d’actualisation au fil de l’eau. Entre deux réimpressions, les guides font l’objet d’un flipbook que l’on feuillette sur le site internet de la collectivité locale.

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Retour sur investissement

 L’acquisition de la plateforme a été initialement motivée par la volonté de faciliter et de rationnaliser le travail de nombreux contributeurs sur un même document. L’objectif est atteint mais la plateforme a également permis de faire face à la diminution conjointe du budget de communication et du délai de réalisation. Enfin, en tant que leader d’opinion, la collectivité locale donne l’exemple en termes de modernité et de conception éco-responsable.