si vous êtes pressé... L'entreprise cotée

Chaque année, dans le courant du deuxième trimestre, l’entreprise publie son rapport d’activité. Ce rapport dresse le bilan, pour l'année écoulée, de la stratégie, des activités et des principaux faits et chiffres de l’entreprise. Le rapport contient également des développements sur ses moyens : ressources humaines, modernisation, équipement, etc. L’éventail des sujets traités rend l’exercice particulièrement difficile mais il se complique encore quand on sait qu’il s’adresse à des cibles bien différentes (actionnaires bien sûr mais aussi partenaires financiers, élus, administrations, collectivités locales, médias, salariés de l'entreprise, …).

  

web to print

Problématique de la grande entreprise

S’il existe une illustration pratique des concepts de travail collaboratif et coopératif, c’est bien la rédaction d’un rapport d’activité. Sans parler des journalistes extérieurs, tous les départements de l’entreprise sont sollicités : marketing, technique, finance, ressources humaines, juridique. Au final on doit aboutir à un document dont le ton général doit être homogène mais aussi lisible par des spécialistes comme des néophytes.

Pour atteindre cet objectif, la conception rédactionnelle et la conception graphique du rapport d’activité doivent être étroitement liées. C’est pourquoi, l’entreprise a confié la coordination et l’animation de son comité de rédaction à son agence de communication.

A la lecture de ce cahier des charges, on aura compris que la problématique de l’entreprise consiste à optimiser le travail de toutes ces sources d’informations disparates en les dotant d’un outil qui permette l’instauration d’un véritable esprit d’équipe.

La Solution web to print WIPI studio

L’entreprise a bien tout naturellement pensé à recourir au web pour partager un document mais jusqu’à maintenant les fonctions coopératives et collaboratives de ces services en ligne étaient très limitées voire inexistantes. De plus, aucune solution ne permettait la visualisation du document illustré dans sa mise en page quasi définitive.

De ce point de vue, la découverte de la plateforme éditoriale WiPi studio fut une véritable révélation.

Dans la première phase de conception, WiPi studio sert à faciliter la collecte et la centralisation de l’information. Dans le but d’optimiser la qualité rédactionnelle, le chemin de fer est assorti d’instructions ou plutôt d’une "feuille de style rédactionnel" qui rappelle aux contributeurs-experts :

  • Le sujet précis sur lequel ils doivent rédiger une contribution.
  • La longueur attendue du texte commandé.
  • Le délai imparti.
  • Les règles de base de la lisibilité rédactionnelle
  • Les étapes du processus de réalisation du rapport d’activité et notamment les phases de validation auxquelles ils seront associés.

Un système de workflow permet d’échanger sur le contenu de chaque bloc. Chaque commentaire est géré au sein de la plateforme mais il fait également l’objet d’un mail contenant un lien d’accès à la plateforme vers le bloc concerné.

La documentaliste et l’agence de com se chargent d’alimenter la photothèque intégrée à la plateforme dans laquelle les contributeurs puiseront pour illustrer leur partie.

À l’issue de cette étape cruciale, l’agence récupère le fichier InDesign pour le restructurer en fonction du contenu et la nouvelle version est de nouveau publiée sur WiPi studio pour relecture et validation définitive.

À tout moment, il est possible d’obtenir le fac-similé d’une ou plusieurs pages sous la forme d’un fichier PDF. Ce qui permet au contributeur de se relire dans un contexte définitif mais aussi de soumettre sa prose à un panel de lecteurs représentatifs.

Lorsqu’un contributeur estime être arrivé à sa version définitive, il demande au service juridique de contrôler sa prose qui est ensuite soumise au responsable éditorial pour validation. Si ce dernier est satisfait, il attribue un BAT au bloc qui de ce fait n’est plus accessible que par lui-même.

focusFOCUS

  Pour des raisons économiques, il n’est pas rare qu’une même maquette serve deux ou trois ans de suite. Dans ces cas-là, on repart souvent du document de l’année précédente et on l’actualise. Le risque inhérent à ce procédé, c’est qu’on oublie d’actualiser un bloc avec les conséquences préjudiciables que ça peut entrainer. Le système de validation de WiPi studio, outre la possibilité de visualiser d’un coup d’œil l’état d’avancement du travail, évite ce genre de bévue.

cliquez sur le bouton bleu pour lire la success story correspondant au type d'organisation ou au type de document.

retour sur un investissement web to printRETOUR SUR INVESTISSEMENT

  Auparavant, l’impression du rapport d’activité dans les délais était une gageure source de stress et de tension inter services. Pas une fois, le rapport n’est sorti sans une petite erreur.

A l’heure actuelle, le rapport n’a jamais fait autant l’objet d’échanges, de contrôles et de pré-tests. Malgré tout, il est prêt à imprimer fin mars.